• az állásra vonatkozó munkaköri leírás.
• álláspályázat és/vagy önéletrajz.
• állásajánlatot.
• Az IRS W-4-es űrlapja (az alkalmazotti forrásadó-bizonyítvány)
• átvételi elismervény vagy aláírt elismervény az alkalmazotti kézikönyvről.
• teljesítményértékelések.
• a munkavállalói juttatásokhoz kapcsolódó nyomtatványok.

• Munkavállalás előtti nyilvántartás (kivéve a jelentkezést és az önéletrajzot)
• Havi jelenléti tranzakciós dokumentumok.
• Whistleblower panaszok, informális diszkriminációs panaszvizsgálatokból, ombudstákból vagy Campus Climate-ből származó feljegyzések.

Mennyi ideig kell megőrizni a személyzeti fájlokat?

Általános kötelezettségek A munkáltatók hét (7) évig kötelesek munkaügyi nyilvántartást készíteni és megőrizni. A feljegyzéseknek: olyan formában kell lenniük, amely könnyen hozzáférhető a felhatalmazott ellenőr számára. olvasható formában és angolul (lehetőleg egyszerű, egyszerű angol nyelven)

Hol kell tárolni a személyi aktákat?

Az alkalmazottak fájljait biztonságos helyen kell tárolni, és szigorúan bizalmasan kell kezelni. A hozzáférést azokra kell korlátozni, akiknek jogos szüksége van a tudásra, vagy ha azt a törvény megköveteli.

Hány alkalmazotti aktának kell lennie?

Javasoljuk, hogy a munkaadók legalább négyféle fájlt tartsanak fenn: 1. Egyéni alkalmazottak személyi fájlja: Általában ez a fájl a munkával kapcsolatos információkat tartalmaz, például egy alkalmazott jelentkezését, teljesítménydokumentációját, fizetési előzményeit, képzési nyilvántartásait és felmondási adatait.

Mit tartalmaznak a munkaügyi nyilvántartások?

gondoskodjon arról, hogy minden alkalmazott szolgálati előzményeiről megfelelő összefoglaló nyilvántartás készüljön és megőrizzék. Az összesítő nyilvántartásnak tartalmaznia kell az alkalmazott nevét, születési idejét, foglalkoztatási/szolgálati dátumát, betöltött pozícióit és fizetését, valamint a munkavégzés helyét . Ezek az összefoglaló iratok állami archívumként szükségesek.

Kérhetem a személyi aktámat?

A rövid válasz: „ igen ”. Önnek bármikor joga van SAR-t benyújtani munkáltatójának, és kérni, hogy lássa a személyzeti aktákat. Munkáltatójának joga van megkérdezni, hogy miért szeretné látni az iratait, de ezt követően minden nyilvántartását át kell adnia Önnek.

Mennyi ideig marad az aktában lévő feljegyzés?

A kódexet kísérő, nem kötelező Acas útmutató: fegyelem és panaszok a munkahelyen című dokumentum kimondja, hogy a figyelmeztetéseknek általában csak meghatározott ideig kell érvényben maradniuk, például hat hónapig az első írásbeli figyelmeztetésnél, és 12 hónapig az utolsó írásbeli figyelmeztetésnél .

A háttérellenőrzés eredményeit a személyi aktákban kell tartani?

Következtetés. A háttér-felhatalmazási űrlapokat szigorúan bizalmas fájlban kell tárolni, elkülönítve a munkavállaló személyi aktáitól vagy korlátozott hozzáférésű digitális fájlokban. A háttérellenőrzés eredményeit szintén magánjellegűnek és bizalmasnak kell tartani , akár online, akár fizikai formában.

Az I-9 nyomtatványokat a személyi aktákban kell tartani?

Azok a munkáltatók, akik úgy döntenek, hogy az alkalmazottak által jelenlévő dokumentumokról papír másolatot készítenek, azokat a munkavállaló I-9-es nyomtatványával vagy a munkavállalói nyilvántartásokkal együtt tárolhatják. Az USCIS azonban azt javasolja, hogy a munkaadók tartsák elkülönítve az I-9-es űrlapot a személyzeti nyilvántartásoktól, hogy megkönnyítsék az ellenőrzési kérelmet .

Bizalmasak a személyzeti akták?

A kaliforniai törvények előírják, hogy minden alkalmazottat és nyilvántartást kellően védeni kell a harmadik felek nyilvánosságra hozatalától . ... A munkáltatónak gondoskodnia kell arról, hogy mindenkor biztosítsa a munkavállalói nyilvántartások bizalmas kezelését.

Hogyan karbantartja a HR fájlokat?

Tippek a személyzeti akták rendezéséhez Titoktartás : Fontos a titoktartás megőrzése. Ismerje meg a szabályokat és előírásokat arra vonatkozóan, hogy ki milyen dokumentumokat tekinthet meg a személyi aktában. Tartsa zárva a személyzeti fájlokat a biztonság érdekében. Dokumentáció: Kérje meg az alkalmazottakat, hogy írjanak alá minden olyan űrlapot, amely a személyzeti aktájába kerül.

Megnézheti a munkavállaló a személyi aktáját?

2013. január 1-jétől a kaliforniai törvények előírják, hogy a jelenlegi és korábbi alkalmazottaknak (vagy képviselőiknek) jogukban áll betekinteni és másolatot kapni azokról a személyzeti aktákról és feljegyzésekről, amelyek a munkavállaló teljesítményével vagy a munkavállalóval kapcsolatos panaszokkal kapcsolatosak.

Milyen bérnyilvántartást kell vezetni?

Milyen formátumban kell vezetni a bérnyilvántartást?

olvasható formában és angol nyelven (lehetőleg egyszerű, egyszerű angol nyelven) hét évig megőrizhető. nem módosítható, hacsak nem hibajavítás céljából.

Mennyi ideig kell megőrizni az alkalmazottak egészségügyi dokumentációját?

Alkalmazotti egészségügyi feljegyzések. Az egyes munkavállalók egészségügyi dokumentációját legalább a munkaviszony időtartama plusz 30 évig meg kell őrizni és meg kell őrizni, kivéve, ha egy konkrét munkahelyi biztonsági és egészségügyi szabvány ettől eltérő időtartamot ír elő. Például a 29 CFR1910 zajszabvány.

Mennyi ideig őrzi a felmondott alkalmazottak iratait?

Az általános munkaügyi nyilvántartást, a nyugdíj-nyilvántartást és a munkaviszony megszűnéséről szóló nyilvántartást a bejegyzés megváltoztatásának napjától vagy a munkavállaló munkaviszonyának megszűnésétől számított 7 évig meg kell őrizni, attól függően, hogy melyik következik be előbb.

Hogyan kezeli az alkalmazottak fájljait?

Akár papírt, akár elektronikus fájlokat használ, vagy mindkettőt, a következetesség a hatékony nyilvántartás kulcsa. Például, ha a felvételi nyilvántartások az alkalmazottak neve szerint vannak rendezve, akkor a bérszámfejtési nyilvántartásokat ugyanúgy rendezze. Tartsa ugyanazt a rendszert minden típusú iratnál, és ügyeljen arra, hogy a fájlmappák pontos és egységes nevekkel rendelkezzenek.

Hol kell tárolni az alkalmazottak adatait?

Mennyi ideig kell megőrizni az i9 űrlapokat a felmondott munkavállalók számára?

A szövetségi szabályozás előírja, hogy minden egyes felvett személyről meg kell őriznie az I-9-es nyomtatványt a felvétel dátumát követő három évig , vagy a munkaviszony megszűnését követő egy évig, attól függően, hogy melyik a későbbi.

Meddig kell vezetni a bérnyilvántartást?

Meddig kell megőrizni a nyilvántartásokat: Minden munkáltatónak legalább három évig meg kell őriznie a bérszámfejtési nyilvántartásokat, a kollektív szerződéseket, az értékesítési és vásárlási nyilvántartásokat.

Mi történik, ha az I-9 nem készül el 3 napon belül?

A munkáltatóknak ki kell tölteniük és alá kell írniuk az I-9 formanyomtatvány 2. szakaszát, a foglalkoztatási jogosultság igazolása, a munkavállaló felvételétől számított 3 munkanapon belül (a felvétel dátuma a fizetésért végzett munka első napját jelenti). ... Ha a munka 3 napnál rövidebb ideig tart, legkésőbb a fizetésért végzett munka első napján ki kell töltenie a 2. szakaszt .